企業運用經營管理顧問提升營運績效之成功關鍵因素

本文作者:財團法人中國生產力中心 台南服務處 處經理 賴宏進

　　經營企業永遠不變的目標是「業績持續成長，獲利穩定增加」。然面臨經營環境不斷與快速變化的時代，除了自己持續不斷的改善外，有時也會面臨緩不濟急的狀況發生，借助於外部經營管理顧問機構的專業能力，快速解決經營難題，達成企業營運目標是一個必要的選擇。

　　筆者從事經營管理顧問工作已二十餘年，輔導不同行業、內容(從早期的生產管理、物料管理、品質管理系統、全面品質經營等)之廠商達百家以上，綜合過去之輔導經驗，整理企業在運用經營顧問協助企業執行改善的成功因素，期能有效協助「業績持續成長，獲利穩定增加」之目標。有關企業運用經營管理顧問提升營運績效之成功關鍵因素與做法，說明如下:

1. 確認輔導需求：是運用經營管理顧問的首要工作，確認輔導需求可分來自企業內部自訂或由經營管理顧問的診斷確認。
   1. 企業內部自訂：
      1. 可透過企業內部經營數據的統計，選定營運績效較差或需持續改善的項目。
      2. 一些中小企業缺乏數據之統計，可由企業主自行決定或召集主要主管透過討論形成共識，找出輔導之主題。
   2. 經營管理顧問協助確認：可以先行諮詢經營管理顧問公司或機構安排顧問進企業進行診斷。一般手法會運用診斷查檢表、高階主管訪談、現場診斷等方法，活動結束後要求診斷的機構或公司提出診斷報告，提交企業進行確認輔導需求。 以上輔導需求必須由企業最高主管確認，以確保後續輔導所需資源(費用、人力、時間等)可以取得；同時也需要獲得即將受輔導單位主管及人員的認可或同意，才能使輔導案順利進行。
2. 慎選輔導顧問公司與顧問：輔導需求確認後，如小型企業可由企業主主觀決定；中大型企業可於內部組成評估小組選擇輔導顧問公司與顧問，評估內容可包括下列面向，建立評分表並邀請顧問公司派員簡報，加以評估。評估面向可包括：
   1. 顧問公司或機構之專業能力：如屬於專項輔導(知識管理、六標準差)可選擇專項輔導能力強之顧問公司，如輔導範圍大之輔導需求，應選擇規模大、具知名度、顧問師較多之顧問公司或機構。
   2. 顧問師之輔導經驗與績效：選擇與輔導需求相關輔導經驗的顧問，並了解輔導之績效。
   3. 輔導團隊：輔導範圍較大之輔導內容，需要有不同領域專長的顧問團隊。
   4. 落實輔導的具體作法：是否出具輔導報告執行追蹤、輔導週期是否符合企業作息(太短可能造成企業無法吸收、太長可能無法確實執行輔導內容)等
   5. 輔導績效：是否符合企業目標，避免太過誇張，無法達成。
   6. 輔導費用：評估輔導費用是否輔導績效相匹配。輔導績效至少是輔導費用之2倍以上。
   7. 其他：可由評估小組自行依照企業需求增列評估項目。
3. 建立專案窗口或小組承接輔導內容：輔導顧問在企業輔導期間是短暫的，要將輔導的內容與知識傳承在企業內部，需要指定專案窗口或專案小組，在輔導過程中全程跟隨輔導顧問學習，在輔導顧問不在場期間協助企業內部落實輔導內容，並追蹤顧問交辦事項，確保交辦事項落實執行；輔導結束後將輔導內容內化成為企業知識，在企業內部傳承。
4. 分段實施：如有多項的輔導內容，在中小企業之輔導應分段輔導，以確保每項輔導內容有所績效，再進行不同項目之輔導。在大型企業輔導如有多項輔導且受輔導單位不同時，可採取同步進行，以加速輔導進度與成果，各項輔導內容可由專案小組不同成員負責傳承。同一單位之輔導還是以分段輔導為佳，避免多項同時輔導影響日常工作或招致輔導績效不佳。
5. 確實執行交辦事項：專案窗口或小組在全程參與輔導過程中除用心學習承接輔導內容外，應確實紀錄輔導顧問所交辦事項之內容、負責人員、完成日期，在輔導顧問不在企業期間，協助追蹤受輔導單位是否落實執行。
6. 確實追蹤執行進度：專案窗口或小組受輔導單位執行成果資料，於每次輔導前與輔導顧問共同確認，執行成果，若未達預期效果，請輔導顧問再進行指導。在執行輔導追蹤時，輔導內容相關的最高階主管應出席了解輔導成果，並作必要之指示，高階主管的重視程度也是輔導是否產生效益的重要關鍵。
7. 最高主管定期了解輔導進度與成果：如果高階主管無法每次出席，應由專案窗口或小組，安排適當的機會由輔導顧問向企業最高主管進行報告，讓其輔導之成果並了解其想法或要求，以確定朝向輔導目標前進。
8. 期中與期末發表會，展現成效：輔導期間超過半年以上，在輔導期程達一半左右及結案前，應辦理期中、期末成果發表會，邀請相關單位的主管或人員參與，了解輔導所產生之效益，是否與輔導目標一致，同時也讓各單位相互學習，發揮更大的擴散效果。如企業經濟條件允許的情況下辦理競賽，給予優勝者適當的獎勵，更可激勵參與輔導單位人員的士氣，帶動企業持續改善的氛圍。
9. 知識儲存與分享：輔導結束後由專案窗口與小組彙整輔導過程之資料，以紙本或電子檔形式存放，提供後續再度推動類似改善活動的參考，並依此內容不斷深化、內化成為企業之智慧財產。

運用經營管理顧問快速協助企業提升營運績效，如能善用作者提供的建議，可讓企業所花費的費用，獲得最大的報酬。